Site Loader

Era sekarang adalah jamannya yang muda yang berkarya. Nggak kehitung lagi banyaknya karya millennials yang keren-keren saat ini, seperti event musik, olah raga, bazaar atau pameran dan lain sebagainya yang dibuat sendiri oleh tangan-tangan anak muda. Mulai dari acara skala kecil yang budgetnya jutaan rupiah aja, skala menengah dengan budget puluhan juta, hingga acara besar yang biaya produksinya ratusan juta rupiah hingga milyaran. Salut banget dengan anak-anak muda jaman sekarang!

Terus dengan biaya produksi sebesar itu, dananya dari mana supaya acaranya bisa berjalan?
Nah, kalo soal dana, banyak alternatif sumbernya. Mulai dari dana hibah dari lembaga tertentu, atau emang ada anggaran sekolah atau kampus atau perusahaan, dari iuran anggota juga bisa. Selain itu ada juga dari penjualan tiket masuk dan yang paling besar biasanya dari sponsor.

Nah, sponsor ini adalah perusahaan-perusahaan yang memberikan dukungan dana untuk penyelenggaraan acara kita. Pertanyaannya, kenapa perusahaan itu mau-maunya ngasih kita uang untuk bikin acara?

Dalam sebuah perusahaan biasanya ada anggaran pemasaran atau marketing. Seperti yang kita tau bahwa kerjaannya departemen pemasaran itu adalah untuk membuat masyarakat mengenal merek atau produk mereka. Nah, dengan mereka menjadi sponsor sebuah acara, tentunya produk mereka akan dilihat oleh banyak orang.

Jangan mau ketinggalan! Kita juga bisa kok memulai project seperti yang tadi saya sebutin. Kali ini saya yang kebetulan punya pengalaman cukup panjang di bidang event organizer ingin sharing ke temen-temen tentang hal apa aja yang harus ada di proposal sponsorship, sehingga bisa menarik berbagai perusahaan untuk mendukung acara kita.

1. Cover

Kalau ini, saya rasa semuanya udah tau. Tapi tetap harus ada sebagai bridge, jadi nggak tiba-tiba langsung ke pembahasan. Beberapa hal yang biasanya ditampilkan pada halaman cover yaitu; Judul acara, waktu dan tanggal serta lokasi acara.

2. Profil Lembaga

Sebelum masuk ke pembahasan, kita harus memperkenalkan diri dulu. Apakah kita sebuah komunitas, sekolah, atau lembaga lainnya. Tuliskan dengan rinci mulai dari siapa foundernya, apa tujuan dan kegiatannya hingga visi misi.

3. Latar Belakang

Sesuai dengan acara yang ingin kita buat, tuliskan latar belakangnya. Masalah apa yang menjadi landasan pikiran kita tercetus untuk mengadakan event ini. Saya banyak melihat proposal dengan latar belakang yang panjang dan lebar namun (istilahnya) ngalor-ngidul. Lebih baik singkat, tapi dipikirkan dengan matang sehingga sangat mengena di hati calon sponsor.

4. Objective

Sesuai dengan permasalahan yang tadi kita bahas di latar belakang, maka lanjutkan dengan menjelaskan objective atau tujuan acara ini diselenggarakan yang tentunya menjadi sebuah jawaban dari permasalahan tersebut.

5. Deskripsi Acara

Di bagian ini, tuliskan dengan rinci 5W + 1H tentang acara kita.
What (apa): Nama acaranya.
Who (siapa): Siapa yang akan mengisi acara?
When (kapan): Waktu dan tanggal acara ini diselenggarakan.
Where (dimana): Lokasi atau venue acara beserta alamatnya.
Why (kenapa): Kenapa peserta harus datang? Apa yang menjadi daya tarik.
How (bagaimana): bentuk acaranya seperti apa?

6. Pengisi Acara

Setelah tadi secara garis besar diceritakan tentang rincian acara, maka di bagian ini kita bisa lebih menekankan lagi profil pembicara, seterkenal apa dia dan segala prestasinya. Dengan begitu, calon sponsor akan semakin yakin bahwa acara ini akan terselenggara dengan sukses dan mendapatkan banyak peserta.

7. Histori Kesuksesan

Jika kita pernah menyelenggarakan acara sebelumnya, di bagian ini bisa ditampilkan portfolio acara-acara kita sebelumnya yang sukses. Ini akan menambah keyakinan calon sponsor bahwa kita adalah organizer yang profesional. Lengkapi juga dengan foto-foto atau URL video youtube dokumentasi acara tersebut.

8. Kontraprestasi Sponsor

Sekarang adalah bagian dari bisnisnya. Di sini kita tuliskan apa aja yang bisa kita berikan kepada sponsor. Mulai dari penempatan logo dimana aja, apakah ada slot booth, penempatan banner-banner. Kontraprestasi ini nggak terbatas. Semakin kreatif yang kita tawarkan, maka semakin menarik pula bagi calon sponsor.

9. Harga Investasi

Setelah tadi dijabarkan apa aja yang akan didapat oleh calon sponsor, maka informasikan budget yang harus dikeluarkan oleh perusahaan tersebut untuk menjadi sponsor acara kita. Biasanya harga sponsor ini dibeda-bedakan menjadi beberapa kategori sponsor, seperti platinum, gold atau silver. Semakin tinggi kelas sponsor, kontraprestasi yang mereka dapat haruslah semakin banyak. Nah, sebelum menentukan harga sponsorship, kita harus lebih dulu menghitung seluruh anggaran cost untuk menyelenggarakan acara ini. Jangan sampai rugi!

10. Contact Person

Terakhir di bagian penutup, kita bisa menuliskan quotes atau pesan untuk sememakin membuat calon sponsor tertarik. Nggak lupa, tuliskan kata terima kasih dan contact person lengkap.

Pada dasarnya, sebuah proposal itu nggak baku. Nggak mesti bikin di Ms. Word dan nggak mesti juga bikin di Powerpoint atau tools lainnya, nggak ada yang salah. Yang utama dari sebuah proposal adalah bagaimana kita bisa menyampaikan maksud dan pesan dengan efektif. Kalau dirasa menurut teman-teman ada lagi yang bisa ditambahkan, yuk sharing di kolom komentar!

Faiz Rabbani

2 Replies to “10 Hal Utama Yang Harus Ada Di Proposal Sponsorship”

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *